1. Tổng hợp 5 thay đổi lớn bạn cần biết!

1.1. Phải có ít nhất 1 nhân viên làm việc toàn thời gian

Khi xin visa Kinh doanh – Quản lý, doanh nghiệp của bạn bắt buộc phải có ít nhất 1 nhân viên làm việc toàn thời gian.

Nhân viên này phải là một trong các đối tượng sau:

Người Nhật
Người có tư cách “Đặc biệt vĩnh trú” (特別永住者)
Hoặc người có tư cách cư trú thuộc nhóm “vĩnh trú / định trú / vợ hoặc chồng của người Nhật hoặc người vĩnh trú” (永住者、日本人の配偶者等、永住者の配偶者等、定住者)

Lưu ý: Những người nước ngoài khác đang ở Nhật theo các loại visa làm việc (kỹ sư, kỹ năng đặc định, du học, v.v.) không được tính là nhân viên toàn thời gian hợp lệ.

1.2. Tăng mạnh yêu cầu về vốn – ít nhất 30 triệu yên

Trước đây chỉ cần 500 man yên, nhưng theo quy định mới, bạn phải có tối thiểu 3000 man yên vốn hoặc tài sản kinh doanh.

Cách tính cụ thể:

Nếu là công ty (株式会社, 合同会社...) → dựa trên vốn điều lệ đã góp (資本金).
Nếu là cá nhân kinh doanh (個人事業主) → tổng chi phí đầu tư để vận hành doanh nghiệp, gồm:
Chi phí thuê văn phòng,
Lương nhân viên trong 1 năm,
Chi phí đầu tư thiết bị, v.v.

Nói đơn giản là bạn phải chứng minh rằng mình thật sự có đủ năng lực tài chính để duy trì việc kinh doanh ổn định lâu dài.

1.3. Bổ sung yêu cầu về năng lực tiếng Nhật

Người nộp đơn hoặc nhân viên toàn thời gian của công ty phải có năng lực tiếng Nhật ở mức “trung cấp cao trở lên”.

Cụ thể, phải đạt một trong các điều kiện sau:

Có JLPT N2 trở lên, hoặc
Có BJT (Business Japanese Test) đạt 400 điểm trở lên,
Hoặc đã sống tại Nhật liên tục 20 năm trở lên,
Hoặc đã tốt nghiệp đại học / cao học tại Nhật,
Hoặc học xong chương trình phổ thông (cấp 3) tại Nhật.

Người điều hành hoặc nhân viên chính phải hiểu tiếng Nhật đủ để giao tiếp, xử lý giấy tờ và trao đổi trong môi trường làm việc.

1.4. Phải có học vấn hoặc kinh nghiệm quản lý phù hợp

Người xin visa cần có bằng cấp hoặc kinh nghiệm liên quan đến lĩnh vực kinh doanh.

Cụ thể:

Có bằng tiến sĩ, thạc sĩ hoặc chuyên môn (chuyên ngành quản trị, kinh doanh, hoặc lĩnh vực liên quan),

hoặc

Có tối thiểu 3 năm kinh nghiệm trong công việc quản lý hoặc điều hành doanh nghiệp.

Thời gian bạn làm hoạt động “chuẩn bị khởi nghiệp” (起業準備活動) ở Nhật cũng được tính vào kinh nghiệm này.

1.5. Bắt buộc xác nhận kế hoạch kinh doanh bởi chuyên gia

Khi nộp hồ sơ, kế hoạch kinh doanh (事業計画書) của bạn phải được chuyên gia có chứng chỉ chuyên môn về kinh doanh xác nhận. Họ sẽ xem xét xem kế hoạch của bạn có thực tế, hợp lý và khả thi hay không.

Những người có thể xác nhận gồm:

Chuyên viên tư vấn doanh nghiệp nhỏ (中小企業診断士)
Kế toán công chứng (公認会計士)
Kế toán thuế (税理士)

Lưu ý: Trừ luật sư (弁護士) và hành chính thư ký (行政書士), các chuyên gia khác không được phép viết hoặc nộp hồ sơ thay bạn để nhận thù lao, nếu không sẽ bị xem là vi phạm Luật Hành chính thư ký.

Bảng tóm tắt các thay đổi trong quy định cấp phép Visa Kinh doanh

Các thay đổi trong quy định cấp phép Visa Kinh doanh

Nguồn Nhật:

Tóm tắt các sửa đổi (PDF)

Chi tiết quy định cấp phép "Quản lý doanh nghiệp" mới (Hướng dẫn sửa đổi) (PDF)

2. Cách xử lý khi nộp hồ sơ xin theo quy định mới

2.1. Về nội dung hoạt động kinh doanh

Nếu bạn chỉ làm việc theo hợp đồng ủy thác hoặc không có hoạt động quản lý/điều hành doanh nghiệp rõ ràng thì sẽ không được xem là đang hoạt động đúng tư cách “Kinh doanh – Quản lý”.

Bạn phải thật sự trực tiếp điều hành, ra quyết định và quản lý hoạt động công ty – chứ không chỉ “đứng tên giám đốc” hay làm hợp đồng ảo.

Nếu không chứng minh được điều đó, hồ sơ visa sẽ bị từ chối.

2.2. Về địa điểm kinh doanh

Do quy định mới yêu cầu quy mô hoạt động phù hợp, bạn không được dùng nhà ở làm văn phòng công ty (trừ trường hợp đặc biệt có lý do chính đáng).

Ví dụ:

Nếu bạn chỉ đăng ký địa chỉ công ty tại căn hộ riêng hoặc share house → gần như chắc chắn bị từ chối.
Bạn cần có văn phòng riêng biệt, có hợp đồng thuê hợp lệ và dùng đúng mục đích kinh doanh.

2.3. Ảnh hưởng đến việc xin vĩnh trú hoặc chuyển đổi visa

Sau ngày 16/10/2025, nếu bạn không đáp ứng tiêu chuẩn mới, thì:

Hồ sơ xin vĩnh trú từ các loại visa “経営・管理”, “高度専門職1号ハ”, hoặc “高度専門職2号” (loại hoạt động kinh doanh) sẽ không được chấp nhận.
Việc chuyển đổi visa từ “高度専門職1号ハ” sang “高度専門職2号” cũng sẽ bị từ chối nếu bạn không đạt điều kiện của quy định mới.

Muốn xin vĩnh trú qua đường kinh doanh, bạn phải đảm bảo công ty và hồ sơ của mình đáp ứng đủ 5 điều kiện mới (vốn, nhân viên, tiếng Nhật, kinh nghiệm, kế hoạch kinh doanh).

2.4. Về việc rời Nhật trong thời gian lưu trú

Nếu trong thời gian lưu trú, bạn rời Nhật lâu mà không có lý do chính đáng, cơ quan quản lý có thể đánh giá là “không có hoạt động kinh doanh thực tế tại Nhật”,

→ dẫn đến việc không được gia hạn visa.

Ví dụ: Nếu bạn ra nước ngoài hơn 3–6 tháng mà công ty không có hoạt động, hoặc bạn không có ai thay thế điều hành, khả năng bị từ chối gia hạn visa rất cao.

2.5. Nghĩa vụ về thuế và bảo hiểm

Khi xin gia hạn visa, Cục Xuất nhập cảnh sẽ kiểm tra kỹ việc bạn thực hiện nghĩa vụ đóng thuế và bảo hiểm như sau:

(1) Bảo hiểm lao động (労働保険)

Đã đăng ký cho nhân viên vào bảo hiểm thất nghiệp (雇用保険) hay chưa
Đã đóng đầy đủ phí bảo hiểm lao động (労災保険) hay không

(2) Bảo hiểm xã hội (社会保険)

Đã đăng ký cho mình và nhân viên vào bảo hiểm y tế (健康保険) và lương hưu (厚生年金)
Đã đóng đầy đủ tiền bảo hiểm hay chưa

(3) Nghĩa vụ thuế (国税・地方税)

Cơ quan sẽ kiểm tra toàn bộ thuế bạn cần nộp theo loại hình kinh doanh:

Nếu là công ty (法人):
Thuế quốc gia: thuế thu nhập khấu trừ, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế tiêu dùng, thuế phục hồi đặc biệt
Thuế địa phương: thuế doanh nghiệp địa phương, thuế cư dân doanh nghiệp
Nếu là cá nhân kinh doanh (個人事業主):
Thuế quốc gia: thuế thu nhập, thuế tiêu dùng, thuế thừa kế, thuế tặng cho
Thuế địa phương: thuế cư dân cá nhân, thuế kinh doanh cá nhân

Nếu bạn chậm hoặc không đóng bảo hiểm, thuế, visa sẽ không được gia hạn.

2.6. Phải có đầy đủ giấy phép liên quan đến ngành nghề kinh doanh

Nếu lĩnh vực kinh doanh của bạn cần giấy phép / chứng nhận (ví dụ: nhà hàng, dịch vụ, bất động sản, vận tải, v.v.) thì bạn phải nộp giấy phép đó khi xin visa.

Nếu đó là ngành chỉ có thể xin phép sau khi được cấp visa thì bạn phải nộp bổ sung khi gia hạn lần tới.

Ví dụ:

Nếu mở quán ăn → cần “Giấy phép kinh doanh thực phẩm (飲食店営業許可)”
Nếu mở công ty phái cử → cần giấy phép “派遣業許可”

3. Những điểm cần lưu ý khi quy định mới có hiệu lực (施行に伴う留意点)

3.1. Về các hồ sơ nộp trước ngày 16/10/2025

Những hồ sơ xin cấp chứng nhận tư cách lưu trú hoặc gia hạn tư cách lưu trú đã nộp trước ngày 15/10/2025 sẽ được xét duyệt theo tiêu chuẩn cũ.

3.2. Đối với người đang cư trú theo visa Kinh doanh

Trong 3 năm kể từ ngày 16/10/2025 (tức đến 16/10/2028), khi nộp đơn xin gia hạn visa, nếu chưa đáp ứng đủ tiêu chuẩn mới, đơn vẫn có thể được xem xét chấp thuận. Việc xét duyệt sẽ dựa trên:
Tình hình hoạt động và hiệu quả kinh doanh thực tế
Triển vọng cải thiện để đáp ứng các tiêu chuẩn mới trong tương lai
Các tài liệu, ý kiến đánh giá từ chuyên gia về quản lý – kế toán – pháp lý (có thể được yêu cầu bổ sung)
Sau ngày 16/10/2028, mọi hồ sơ xin gia hạn đều phải tuân thủ đầy đủ các tiêu chuẩn mới. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp vẫn hoạt động ổn định, nộp thuế đúng hạn và dự kiến sớm đáp ứng đủ điều kiện mới, cơ quan xét duyệt có thể linh hoạt xem xét.
Quy định tương tự cũng áp dụng với người mang tư cách “高度専門職1号ハ” (Kỹ năng cao số 1 loại Ha) vì loại visa này cũng dựa trên hoạt động “Kinh doanh – Quản lý”.

3.3. Về việc chuyển đổi từ visa “Hoạt động đặc định” sang “Kinh doanh – Quản lý”

Trường hợp đã nộp hồ sơ xin visa Hoạt động đặc định hoặc đang cư trú theo loại visa này trước ngày 16/10/2025, khi chuyển sang visa “Kinh doanh – Quản lý”, vẫn được áp dụng tiêu chuẩn cũ.
Nếu nộp hồ sơ sau ngày 16/10/2025, thì việc xin chuyển đổi sang “Kinh doanh – Quản lý” sẽ phải tuân theo tiêu chuẩn mới ngay lập tức.

→ Điều này đặc biệt quan trọng với những người đang ở giai đoạn chuẩn bị khởi nghiệp tại Nhật: nên nộp hồ sơ sớm trước thời điểm quy định có hiệu lực.

4. Hồ sơ và biểu mẫu áp dụng sau ngày 16/10/2025

Từ ngày 16/10/2025 trở đi, khi nộp hồ sơ liên quan đến visa “Kinh doanh – Quản lý” hoặc “Kỹ năng cao”, người nộp cần sử dụng mẫu hồ sơ và danh sách giấy tờ mới do Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản quy định.

4.1. Danh sách hồ sơ cần nộp

(1) Khi xin cấp chứng nhận tư cách lưu trú mới (在留資格認定証明書交付申請)

Danh sách hồ sơ chung: 提出書類一覧（カテゴリー共通）
Danh sách dành riêng cho doanh nghiệp nhỏ / cá nhân khởi nghiệp (カテゴリー3・4): 提出書類一覧（カテゴリー3・4のみ）

(2) Khi xin đổi tư cách lưu trú (在留資格変更許可申請)

Danh sách hồ sơ chung: 提出書類一覧（カテゴリー共通）
Danh sách dành riêng cho nhóm 3・4: 提出書類一覧（カテゴリー3・4のみ）

(3) Khi gia hạn tư cách lưu trú (在留期間更新許可申請)

Danh sách hồ sơ chung: 提出書類一覧（カテゴリー共通）

4.2. Mẫu đơn đăng ký (申請書)

Các loại đơn cần dùng theo mục đích nộp:

Đơn xin cấp chứng nhận tư cách lưu trú (PDF / Excel)
Đơn xin thay đổi tư cách lưu trú (PDF / Excel)
Đơn xin gia hạn tư cách lưu trú (PDF / Excel)

4.3. Tài liệu hướng dẫn nộp hồ sơ

Khi nộp hồ sơ, người xin visa cần kèm theo bản giải trình (説明書) để làm rõ nội dung hoạt động và tình hình kinh doanh.

Trường hợp xin cấp mới hoặc đổi tư cách lưu trú → dùng mẫu “説明書（在留資格決定の場合）” (PDF / Word)
Trường hợp gia hạn tư cách lưu trú → dùng mẫu “説明書（在留期間更新の場合）” (PDF / Word)

4.4. Tài liệu hướng dẫn sau khi được cấp phép

Sau khi được chấp thuận, người lưu trú sẽ nhận được tài liệu hướng dẫn tùy theo loại tư cách:

Đối với “経営・管理” (Kinh doanh – Quản lý) → “お知らせ（PDF）”
Đối với “高度専門職” (Kỹ năng cao) → “お知らせ（PDF）”

*Các biểu mẫu và danh sách giấy tờ chính thức sẽ được công bố trên website của Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản sau khi quy định mới có hiệu lực. Do đó, các nhà đầu tư và doanh nhân nước ngoài nên kiểm tra phiên bản mới nhất của hồ sơ trước khi nộp để tránh bị trả lại do sai mẫu.

Quy định mới tuy nghiêm ngặt, nhưng mục tiêu của chính phủ Nhật là loại bỏ các công ty “giấy” và tạo môi trường đầu tư minh bạch, bền vững hơn.

Nếu bạn thật sự muốn làm ăn lâu dài tại Nhật, đây chính là cơ hội để nâng cấp doanh nghiệp của mình lên chuẩn mực chuyên nghiệp, mở ra cánh cửa cho visa vĩnh trú hoặc kỹ năng cao trong tương lai.

Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, hãy bình luận để nhận được câu trả lời sớm nhất nhé!

GoEMON chúc bạn luôn thành công!