Bắt đầu cuộc sống mới tại Nhật là một hành trình đầy háo hức nhưng cũng không ít bỡ ngỡ. Từ khâu chuẩn bị giấy tờ, hành lý trước khi bay, cho đến hàng loạt thủ tục sau khi nhập cảnh - nếu nắm rõ quy trình, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian, chi phí và tránh sai sót không đáng có.

1. Trước khi đến Nhật

Đây là những việc bắt buộc và nên làm khi bạn còn ở Việt Nam để việc nhập cảnh và ổn định ban đầu diễn ra suôn sẻ.

1.1. Kiểm tra & Làm hộ chiếu

• Đảm bảo hộ chiếu còn hạn tối thiểu 6 tháng tính từ ngày dự kiến nhập cảnh.
• Nếu hết hạn, cần làm mới tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh hoặc Công an tỉnh/thành phố.

1.2. Xin Giấy chứng nhận Tư cách Lưu trú (COE)

• Hồ sơ được công ty hoặc trường học tại Nhật nộp lên Cục Xuất nhập cảnh Nhật.
• Thời gian xét duyệt: khoảng 1-4 tháng, có thể lâu hơn vào mùa cao điểm.
• Hiện nay, Nhật đã chấp nhận e-COE (COE điện tử), không cần bản giấy.

1.3.  Khám sức khỏe & Lao phổi

• Bắt buộc với phần lớn trường hợp (du học, kỹ sư, thực tập sinh, đặc định).
• Thực hiện trước khi xin visa, nhưng nên giữ bản sao mang sang Nhật để phòng khi trường học hoặc công ty yêu cầu nộp lại.
• Khi đã nhập cảnh, một số trường học hoặc công ty sẽ yêu cầu khám lại định kỳ năm đầu tiên, do luật an toàn lao động của Nhật.
• Nếu bạn cảm thấy mệt, ho, sốt, thì nên đến trung tâm y tế để được kiểm tra sớm.
• (Quan trọng) Thông tin chi tiết quy định khám lao phổi đi Nhật: Tại đây

1.3. Xin Visa Nhật Bản

• Hồ sơ gồm: e-COE, Hộ chiếu, Ảnh thẻ, Đơn xin visa.
• Thời gian xét duyệt trung bình: 5-15 ngày làm việc.
• Nộp tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật hoặc trung tâm tiếp nhận VFS Global.

1.4. Chuẩn bị logistics & hành lý

Chuẩn bị nơi ở ban đầu

• Liên hệ công ty, trường học hoặc tổ chức tiếp nhận để sắp xếp nhà/ký túc xá.
• Nếu tự thuê, có thể tìm qua dịch vụ hỗ trợ người nước ngoài (Leopalace, GaijinPot, Suumo for foreigners...) hoặc thuê Monthly Apartment trong 1-2 tháng đầu.

Mua vé máy bay

• Ưu tiên hãng lớn (ANA, JAL) hoặc hãng có chính sách đổi/hoãn linh hoạt.
• Nên chọn chuyến bay hạ cánh ở sân bay quốc tế lớn (Narita, Haneda, Kansai, Chubu) để được cấp thẻ cư trú ngay tại sân bay.

Chuẩn bị giấy tờ & hành lý quan trọng

• Bản gốc và bản sao: Hộ chiếu, COE/e-COE, Visa, Thư mời, Hợp đồng.
• Không mang thực phẩm tươi sống, thịt, hoa quả, hoặc đồ chế biến không rõ nguồn gốc (Nhật kiểm soát nhập khẩu thực phẩm rất nghiêm ngặt).
• Làm Con dấu cá nhân (印鑑) ở Việt Nam theo tên Katakana - dùng cho việc mở tài khoản, ký hợp đồng, thuê nhà. (Một số thủ tục mở tài khoản ngân hàng hoặc ký hợp đồng quan trọng có thể yêu cầu con dấu phải làm theo tên La-tinh (Roman-ji) trùng với tên trên Thẻ Cư trú nên tốt nhất là chuẩn bị cả con dấu theo Katakana và La-tinh.)
• Đem theo nhiều ảnh thẻ dùng cho các thủ tục khi ở Nhật.

1.5. Chuẩn bị tài chính & viễn thông

Tiền mặt & thẻ thanh toán

• Mang tối thiểu 10-20 man để chi tiêu 1-2 tháng đầu.
• Mang theo thẻ Visa/MasterCard quốc tế để rút hoặc thanh toán khi cần.
• Kiểm tra hạn mức rút tiền quốc tế của ngân hàng Việt Nam trước khi đi.

SIM card / Wi-Fi

• Đăng ký trước qua mạng (eSIM hoặc SIM vật lý) từ các nhà cung cấp như GTN, Mobal, Sakura Mobile, IIJmio...
• Nhận SIM ngay tại sân bay hoặc gửi đến địa chỉ tạm trú ở Nhật.
• Việc có internet ngay khi hạ cánh sẽ giúp bạn xử lý nhanh thủ tục nhập cảnh và định vị đường đi.
• Đọc thêm: Những loại sim giá rẻ tại nhật bản được ưa chuộng nhất 

*Nếu người nhập cảnh theo diện làm việc, đôi khi công ty bảo lãnh sẽ lo nhà tạm nên hãy xác nhận rõ với công ty xem có hỗ trợ ký túc xá hoặc chi phí nhà không”.

2. Khi đến Nhật

2.1. Tại sân bay

Nhận thẻ cư trú (在留カード - Residence Card)

• Cấp ngay tại quầy nhập cảnh ở Narita, Haneda, Kansai, Chubu, v.v.
• Nếu bạn hạ cánh tại sân bay nhỏ, thẻ sẽ được gửi sau khi bạn đăng ký địa chỉ ở Nhật.
• Kiểm tra kỹ thông tin (tên, tư cách lưu trú, thời hạn).
• Từ 16 tuổi trở lên phải mang theo thẻ này khi ra ngoài, nếu không có thể bị phạt.

Khai báo Hải quan & Kiểm dịch

• Sử dụng dịch vụ Visit Japan Web để khai báo online trước khi bay.
• Chỉ cần quét mã QR tại sân bay, giúp tiết kiệm thời gian làm thủ tục.
• Hướng dẫn chi tiết tại đây.

2.2. Thủ tục hành chính bắt buộc (Trong 14 ngày sau khi đến)

Bạn cần đến Tòa thị chính / Văn phòng khu phố (市役所・区役所) nơi cư trú để làm:

Đăng ký địa chỉ cư trú (住民登録)

• Bắt buộc trong vòng 14 ngày sau khi nhập cảnh.
• Địa chỉ sẽ được in ở mặt sau của thẻ cư trú.

Tham gia Bảo hiểm Quốc dân (国民健康保険)

• Bắt buộc cho người lưu trú dài hạn.
• Nếu bạn đi làm công ty, sẽ chuyển sang bảo hiểm phúc lợi của công ty (社会保険).
• Đọc thêm: Phân biệt bảo hiểm quốc dân và bảo hiểm xã hội 

Nhận Mã số Cá nhân (My Number)

• Sau khi đăng ký địa chỉ, vài ngày sau bạn sẽ nhận thư chứa mã số 12 chữ số.
• Dùng cho khai thuế, bảo hiểm, và các giao dịch tài chính.
• Có thể đăng ký thêm My Number Card (thẻ nhựa có chip) để dùng như thẻ căn cước điện tử.
• Tham khảo chi tiết tại đây.

2. 3. Các bước ổn định sinh hoạt

Mở tài khoản ngân hàng

• Nên chọn Japan Post Bank (Yucho) hoặc Shinsei Bank - dễ mở với người mới. Hướng dẫn mở ngân hàng Yucho tại đây.
• Hồ sơ: Thẻ cư trú (đã có địa chỉ), Con dấu hoặc chữ ký, Số điện thoại Nhật.
• Một số ngân hàng yêu cầu bạn sống ở Nhật ít nhất 6 tháng - hãy chọn ngân hàng thân thiện với người nước ngoài.
• Đọc thêm: Top 06 ngân hàng uy tín hàng đầu để mở tài khoản tại Nhật Bản 

Đăng ký SIM / hợp đồng điện thoại

• Nếu chưa đăng ký online, có thể mở hợp đồng tại cửa hàng di động.
• Cần: Thẻ cư trú, địa chỉ, và tài khoản ngân hàng/thẻ tín dụng.

Đăng ký điện, nước, gas, internet cố định

• Thông thường chủ nhà hoặc công ty môi giới sẽ hướng dẫn, nhưng nếu tự thuê, bạn phải tự:
• Gọi điện hoặc gửi form đăng ký đến các công ty tiện ích địa phương.
• Các công ty có thể khác nhau tùy khu vực:
• Điện: Tokyo Electric Power (TEPCO), Chubu Electric,...
• Gas: Tokyo Gas, Osaka Gas,...
• Nước: do chính quyền thành phố quản lý.

Mua sắm đồ sinh hoạt cơ bản

• Cửa hàng gợi ý: Nitori, Daiso, Don Quijote, Aeon, Shimamura.
• Có thể mua đồ cũ giá rẻ trên Mercari, Facebook Marketplace, Hard-Off.

Tham gia bảo hiểm & hưu trí công ty (nếu đi làm)

• Công ty sẽ hỗ trợ chuyển từ Bảo hiểm Quốc dân sang Bảo hiểm Sức khỏe & Hưu trí Phúc lợi (厚生年金).
• Hãy kiểm tra bảng lương hoặc phiếu tham gia để xác nhận đã được đăng ký.

2.4. Hòa nhập văn hóa & cộng đồng

• Phân loại rác: Nhật có quy định cực kỳ nghiêm ngặt. Mỗi địa phương có cách phân loại khác nhau (rác cháy, không cháy, chai nhựa, lon, rác cồng kềnh...). Hãy xin tờ hướng dẫn tại tòa thị chính.
• Giữ thái độ lịch sự: chào hỏi, xếp hàng, đúng giờ, không nói to nơi công cộng.
• Giao tiếp: học một số câu tiếng Nhật cơ bản về thủ tục hành chính, mua sắm, hàng ngày.
• Làm quen với hàng xóm: thể hiện thiện chí, giúp bạn nhanh chóng hòa nhập.

3. Lưu ý riêng cho khu vực Gotemba / Shizuoka

• Khu vực này là vùng ngoại ô yên bình, gần núi Phú Sĩ, khí hậu mát mẻ.
• Giao thông chủ yếu bằng xe hơi hoặc xe bus, vì vậy bạn nên có bằng lái quốc tế nếu định di chuyển bằng ô tô.
• Một số cơ quan hành chính địa phương ít hỗ trợ tiếng Anh/Nhật, nên hãy chuẩn bị sẵn bản dịch hoặc app dịch thuật.
• Chi phí thuê nhà ở đây rẻ hơn Tokyo, nhưng bạn cần kiểm tra kỹ về phí hợp đồng, tiền đặt cọc, tiền cảm ơn trước khi ký.
• Có thể tìm cộng đồng người Việt ở Shizuoka hoặc Gotemba qua Facebook, Zalo Group, họ thường hỗ trợ tốt cho người mới sang.

4. Gợi ý chuẩn bị thêm

• Mang theo adapter điện 100V - phích cắm loại A (Việt Nam là 220V - loại C).
• Chuẩn bị đủ tiền sinh hoạt ít nhất 1-2 tháng đầu trước khi nhận lương.
• Lưu giữ bản mềm của toàn bộ giấy tờ quan trọng (COE, visa, hộ chiếu, hợp đồng).
• Đăng ký trước Visit Japan Web để nhập cảnh nhanh chóng.
• Tra cứu hướng dẫn địa phương trên website thành phố bạn sống (ví dụ: Gotemba City Official).

Những bước đầu ở Nhật có thể hơi rối rắm, nhưng chỉ cần làm đúng thứ tự và chuẩn bị kỹ, bạn sẽ nhanh chóng ổn định cuộc sống và tận hưởng những trải nghiệm tuyệt vời tại đất nước này.

Hãy luôn giữ các giấy tờ quan trọng bên mình, đọc kỹ hướng dẫn của địa phương và đừng ngại nhờ hỗ trợ từ bạn bè hoặc trung tâm hỗ trợ người nước ngoài nhé.

Chúc bạn một khởi đầu suôn sẻ, cuộc sống mới nhiều niềm vui và thuận lợi tại Nhật Bản!